Accompagnement à la définition d’une offre d’archivage à l’attention des collectivités landaises

Après avoir mis en production un système d’archivage électronique pour les besoins du Département des Landes en novembre 2019, le Conseil départemental des Landes (CD40) et le Centre de gestion de la fonction publique départementale des Landes (CDG40) ont souhaité poursuivre leur démarche de développement de la solidarité territoriale autour d’une politique publique d’archivage électronique en direction des collectivités landaises, environ 350 communes et EPCI qui n’ont que très peu de moyens pour s’emparer de la problématique de l’archivage électronique, s’organiser et s’outiller.

Evaluation des besoins en matière de traitement et de conservation des archives nativement numériques

La Direction régionale des affaires culturelles Hauts-de-France gère aujourd’hui une masse importante de documents et données sous forme numérique. Elle a souhaité définir une stratégie globale de gouvernance de l’information et déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant et intermédiaire. Elle a confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic de sa production numérique et l'identification de différentes solutions de mise en oeuvre de l'archivage électronique adaptées au contexte de la DRAC, avec une étude de leurs impacts sur les plans organisationnel, technique et financier.

Archivage électronique du DPI

Le CHU de Rennes a engagé depuis plusieurs années la dématérialisation du dossier patient​ et la numérisation de documents médicaux. ​L’étude a eu pour objectif d’apporter des éléments d’aide à la décision, sous la forme de scénarios, pour répondre aux enjeux d’accessibilité dans le temps, de qualité juridique et d’imputabilité des informations du Dossier Patient Informatisé. Elle s'est déroulée en 3 parties : une étude de l’existant, d'état des lieux et évaluation des besoins prioritaires de versement dans le SAE ; un état de l’art des solutions du marché afin d’avoir une connaissance générale des logiciels et projets existants qui pourraient répondre à leurs besoins ; une définition d'un plan d’action à partir de différents scénarios proposés.

Archivage électronique

Le Département de la Haute-Saône a déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives (marchés publics, délibérations, arrêtés, chaîne comptable et financière) et met actuellement en place une GED pour prendre en charge les besoins transverses de la collectivité en matière de Gestion Electronique des Documents et permettre les versements automatisés dans le futur SAE. Olkoa l'a accompagné pour définir les priorités de versement ainsi que le périmètre du SAE à venir et identifier les prérequis, les efforts à produire, les ressources humaines, techniques et financières nécessaires.

Refonte d'arborescences

Olkoa a accompagné l’agence dans la définition d’une stratégie de classement et de nommage des fichiers et des répertoires sur les espaces bureautiques partagés, en animant une séance de sensibilisation à destination de l’ensemble des agents, puis en coachant le chef de projet tout au long des travaux.

Politique d'archivage de l'application d'e-parapheur

Le ministère de la Culture dispose d'une plateforme d'archivage intermédiaire basée sur Vitam Accessible en Service. Un parapheur électronique a été déployé au sein de l'administration centrale, des services déconcentrés et des services à compétence nationale. Le ministère de la Culture a souhaité être accompagné pour la définition d’une politique d’archivage électronique des documents en sortie d'e-parapheur. L’objectif de l’étude était de définir les scénarios, prérequis et conditions pour verser dans VAS tout ou partie des éléments constitutifs d’un parapheur (documents signés, annexes, rapport, fichier de preuve).

Archivage électronique

L'Université de Lille a souhaité être accompagnée par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions organisationnelles et techniques les plus adaptées à la gestion de ses archives numériques. Une première phase d'état des lieux a eu pour objectifs de fournir un diagnostic sur la production des données et documents des processus métier les plus avancés dans la dématérialisation, de formaliser le périmètre cible et les priorités de mise en œuvre de l'archivage électronique et d'identifier les actions à mettre en place pour assurer cet archivage, en déterminant les rôles et responsabilités de chacun des acteurs concernés. La seconde phase a consisté à fournir à l’Université de Lille tous les éléments permettant de choisir l’organisation et les moyens cibles pour assurer l'archivage électronique à l’âge intermédiaire, proposer des scénarios et un plan d’actions.

Système d'information Archivistique

Archivage électronique

Le Département des Hautes-Pyrénées avait déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives et s’orientait vers leur dématérialisation complète avec l’acquisition d’un parapheur électronique. Dans ce contexte, Olkoa l'a accompagné pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions tant organisationnelles que techniques les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant, intermédiaire et définitif, des services du Département et de l’Etat. Une première phase a consisté à produire un état des lieux de la production numérique, puis une seconde phase à la construction de scenarii de mise en oeuvre de l'archivage électronique au sein de la collectivité. La troisième phase a été consacrée à la rédaction d'un cahier des charges pour l'acquisition d'une solution logicielle SAE et à un accompagnement dans le choix de la solution.

Archivage électronique

Suite à la mise en production de son système d’archivage électronique, la Ville de Lyon a rédigé la Politique d’archivage et la Politique de sécurité des systèmes d’information puis a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de la Déclaration des pratiques d’archivage de son SAE. La mission a consisté à documenter le processus d’archivage et les fonctions associées (préparation des versements, versements, stockage, sécurité et conditions d’accès...), en lien avec la Politique d’archivage.

Archivage électronique

La Ville, la Communauté d'agglomération et le CCAS de Montauban ont souhaité être accompagnés dans la définition d'une stratégie globale de gouvernance de l'information afin d'assurer une gestion maîtrisée et sécurisée de leur production numérique. La première phase de la mission a consisté à réaliser une cartographie de la production documentaire des processus métier et à analyser l’existant afin de repérer les documents et données devant faire l’objet d’un archivage, à court, moyen et long terme. La mission visait ensuite à apporter des éléments d'aide à la décision pour la mise en œuvre effective de l'archivage électronique. 

Etude préalable à la mise en place d'un SAE

Le Département du Gard est engagé depuis plusieurs années dans un programme de développement de l’administration électronique qui entraîne un accroissement de la production documentaire électronique et la nécessité de se doter d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), pour ses propres archives électroniques ainsi que celles des services versants aux Archives départementales. Pour l’accompagner dans sa démarche préalable, le Département a choisi Olkoa pour l'aider à réunir tous les éléments nécessaires à la prise de décision : état de l'art, analyse des besoins, identification des prérequis organisationnels et techniques, opportunités de mutualisation.

Archivage électronique

La Ville de Nantes et la Métropole souhaitaient être accompagnées dans la définition de leur feuille de route concernant l’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa consistait d'abord à fiabiliser l’ensemble des besoins, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant trois processus métier pilotes : ADS, commande publique et versements bureautiques. Puis la mission a permis d'identifier les solutions éligibles, les budgets et calendrier à prévoir. En parallèle, nous avons formé l’ensemble des services d’archives afin de mettre en place une politique d’archivage.

Formation au SEDA 2.1

Le SEDA ou Standard d'Echange des Données pour l'Archivage est notamment utilisé pour le versement des données dans les Systèmes d'Archivage Electronique. La publication de la version 2.1 a eu des impacts sur les applications versantes et les SAE. Olkoa a donc formé des archivistes et techniciens de Libriciel, éditeur du SAE As@lae, sur cette V2.1 du SEDA en insistant particulièrement sur les changements apportés par cette nouvelle version.

Elaboration d'une stratégie d'archivage

Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.

Audit et stratégie documentaire

La Haute Autorité de Santé a mis en œuvre un plan de transformation numérique avec la dématérialisation de nombreux processus métier. Constatant que cette dématérialisation s'accompagnait d'une baisse des versements en archive papier, sans augmentation significative des versements électroniques, la HAS a confié à Olkoa une mission d'audit des pratiques documentaires. Cet audit a débouché sur la définition d'une stratégie d'archivage électronique et papier, la rédaction d'un DCE pour le renouvellement de leur SAE, l'accompagnement à la gestion du sort final des archives physiques et l'élaboration d'une démarche pour la mise en œuvre de connecteurs avec le nouveau SAE.

Archivage électronique

Olkoa a accompagné le Conseil départemental du Puy-de-Dôme pour une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique afin d’en déterminer le périmètre et les conditions à réunir. Une première phase de cadrage et d’initialisation de la mission a permis de partager un ensemble de prérequis et informations sur le déroulement et les attendus de la mission. Une deuxième phase était consacrée à la collecte d’informations sur l’existant. Une troisième phase a permis d'étudier des scénarios de mise en oeuvre et de définir un plan d’actions.

Méthodologie de versement d'une application métier à décommissionner

L'étude a consisté à expérimenter pour les Ministères sociaux le versement dans Vitam d’une application métier étant à l’étape de décommissionnement, pour laquelle aucun développement supplémentaire ne sera envisagé et aucun mécanisme ne préexistait pour faciliter les versements. L’objectif était double : disposer d’une méthodologie de versement d’une application métier à décommissionner et identifier des évolutions à apporter à Archifiltre pour que l’outil propose des fonctionnalités nouvelles d’enrichissement d’arborescences de fichiers à partir des données d’une application métier avant leur versement.

Archivage électronique

La Ville de Cherbourg-en-Cotentin a souhaité être accompagnée dans la définition de la stratégie de mise en œuvre de l’archivage électronique. Une première phase de la mission a consisté à effectuer un état des lieux de la production numérique pour les cinq processus métier les plus dématérialisés. La seconde phase était consacrée à l'étude des différents scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique pour les premiers versements identifiés comme prioritaires au cours de la première phase. Ce travail s'est appuyé sur un état de l’art des solutions du marché et des retours d’expérience de collectivités comparables.

Stratégie du numérique dans les écoles

Trois communes du SITPI (syndicat intercommunal) se sont chacune dotées d’un Projet Educatif de Territoire, définissant les orientations générales en matière d’éducation et l’engagement partenarial des différents acteurs de l’éducation. Olkoa les a assistées à décliner ces orientations sur le domaine du numérique avec la définition d’une « stratégie globale territorialisée en matière de numérique dans les écoles ». Notre prestation a couvert dans un premier temps la réalisation d’un état des lieux des moyens et usages du numérique, accompagné d’un recensement des besoins ; dans un deuxième temps, la formulation de préconisations en vue du développement des usages du numérique dans les écoles du territoire.