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Si le confinement a eu pour conséquence de retarder ou reporter certaines de nos missions, l’activité Olkoa reste dense et certains projets gardent malgré tout le calendrier fixé avant la crise. C’est par exemple le cas de la Ville et la communauté d’agglomération du Havre, qui nous ont demandé de les accompagner dans la définition de leur stratégie commune d’archivage électronique et avec qui nous animons les ateliers métiers en visio.
Et pour garder la forme et sauver la planète, les consultants Olkoa se rendent à leur télétravail en vélo d’appartement !

Le Scot de la grande région de Grenoble a fait appel à Olkoa pour l'assister dans le choix de son environnement collaboratif et la définition des procédures de production de documents.

Les Archives Départementales de l'Ain ont fait appel à Olkoa pour former les agents du pôle « archives contemporaines » à la mise en œuvre de projets de versements d’archives électroniques ainsi qu’à la prise en charge et à la gestion des versements dans As@lae.

Olkoa assiste la communauté des collectivités utilisatrices d'Open-ENT (Environnement Numérique de Travail destiné aux écoles, collèges et lycées) pour la conception, la réalisation et l'alimentation de leur site web.

La ville de Lyon a confié à Olkoa une mission d'accompagnement à la rédaction de la Déclaration des pratiques d'archivage de son SAE.

L'Agence Française de Développement, établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale, connait une forte croissance. Confrontée à la dématérialisation de ses processus, l'Agence a confié à Olkoa la définition de sa politique d'archivage. La mission intègre l'identification des documents produits par l'ensemble des agents dans le cadre de leurs activités, la définition des règles de conservation (durée d'utilité administrative et sort final), et l'accompagnement des services pour définir les arborescences-types et diffuser des bonnes pratiques.

Les Archives Départementale de Meurthe et Moselle ont choisi Olkoa et Rhizome Data pour les accompagner dans la mise en place d'un Système d'Archivage Electronique (SAE). La mission a débuté par une phase de collecte d'informations qui débouchera sur un diagnostic complet de la production documentaire, des contraintes, priorités et risques identifiés. Une seconde phase d'étude de scénarios débouchera sur la description des conditions de mise en œuvre de l'archivage électronique sur les plan organisationnel, technique, financier.

Olkoa accompagne le Syndicat interdépartemental pour l'assainissement de l'agglomération parisienne (SIAAP), afin de définir les orientations stratégiques de mise en place de l’archivage électronique.

Olkoa soutient le projet Amazon Icons, une expédition en Amazonie colombienne dont l’objectif est de réaliser un film documentaire mêlant sport extrême, exploration, défense de la biodiversité et des cultures de l’Amazonie. L'équipe est actuellement sur place et noue des contacts avec les populations indigènes afin de mieux faire entendre leurs voix et contribuer à la défense de leurs territoires.

Olkoa intervient pour le compte d'une grande banque sur un projet de mise en conformité des applications aux contraintes du RGPD. La mission consiste notamment à identifier les données à caractère personnel et définir leur cycle de vie.

Les communes d’Échirolles, Fontaine et Pont de Claix ont confié à Olkoa une mission de définition de leur stratégie du numérique pour les écoles de leur territoire. Cette mission intègre notamment un état des lieux des infrastructures et usages du numérique dans les écoles, suivi d'une collecte des besoins auprès des acteurs de l'éducation.

Olkoa assiste Grenoble Alpes Métropole dans la mise en œuvre d'un service mutualisé de dématérialisation des dossiers d'urbanisme à destination des communes du territoire. Ce service permettra de numériser et indexer les dossiers qui seront encore déposés papier après la mise en œuvre du téléservice.

En 2018, Olkoa a assisté les Départements de la Haute Loire, du Vaucluse, des Landes, des Pyrénées Orientales, les villes de Lormont et de Chambéry dans le cadre de l'appel à projets AD-Essor. Depuis 2014, ce programme vise à soutenir le développement des systèmes d'archivage numérique dans les services publics territoriaux d'archives. Olkoa a accompagné ces collectivités dans la définition de leur stratégie d'archivage, de l'organisation et des moyens à mettre en œuvre.

Le 1er octobre 2018 constitue une échéance fondamentale dans la dématérialisation de la commande publique. Depuis cette date tous les acheteurs doivent dématérialiser la procédure de passation des marchés publics dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 25 000 € HT et publier sur leur profil acheteurs les documents de la consultation et les données essentielles de ces marchés. S'il n'y a pas encore d'obligation de signer électroniquement, la constitution d'une chaîne de dématérialisation complète pour le processus de la commande publique est en cours de finalisation et les collectivités se doivent d'intégrer les problématiques d'archivage à leur réflexion. Olkoa accompagne régulièrement les communes, communautés de communes, départements, régions, … dans leurs réflexions autour de la dématérialisation des processus et de l'archivage électronique. Le guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics fait par le ministère de l'économie.

Olkoa anime une session de sensibilisation aux enjeux de la gestion et de l'archivage des documents et données numériques. Cette formation présente les concepts fondamentaux, les enjeux, le cadre réglementaire, l'état de l'art, la méthodologie projet, des retours d'expériences. Elle permet également la présentation du fonctionnement d'un SAE du marché. Pour en savoir plus sur nos prestations

Le cabinet Olkoa a été choisi par la Communauté d'Agglomération du Pays Voironnais (CAPV) et le Département de l'Ardèche pour réaliser des études préalables à la mise en œuvre de Systèmes d'Archivage Électronique (SAE). En savoir plus sur les missions archivage électronique

Olkoa assiste une grande banque française dans la refonte complète de sa plate-forme GED, avec la mise en œuvre de l'outil FileNet et la définition de sa politique d'archivage.

Olkoa assiste le département des Pyrénées Orientales à mettre en œuvre sa stratégie en matière d'archivage électronique et réalise : une cartographie de la production documentaire, des scénarios de mise en œuvre d'un SAE et une étude comparative des outils du marché. En savoir plus sur la mission d'archivage électronique