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La DRAC Hauts-de-France choisit Olkoa pour effectuer un diagnostic complet sur la qualité de la production numérique, et établir des préconisations pour une gestion efficiente des données et documents aux âges courants et intermédiaires et des recommandations sur la solution d’archivage à privilégier.

Depuis 2015, les Départements de Loire-Atlantique, du Maine-et-Loire, de la Mayenne, de la Sarthe, de la Vendée et la Région des Pays de la Loire sont partenaires et mutualisent un SAE basé sur la plateforme logicielle As@lae. Les partenaires d'ArcheLoire font aujourd'hui appel à Olkoa pour les aider à évaluer les modalités et conditions de consultation des archives numériques conservées dans le SAE mutualisé. L'étude doit déterminer les évolutions souhaitables des outils (plateforme d’archivage électronique, SIA(s) et Portails Internet de consultation) et évaluer les conditions de mise en œuvre.

Après avoir mené un audit de la gestion des archives physiques et électroniques de la Haute Autorité de Santé, Olkoa assiste l'établissement dans la rédaction de son dossier de consultation des entreprises en vue de l'externalisation de la gestion de ses archives.

La DRAC Occitanie a confié à Olkoa la réalisation d'un état des lieux complet de sa production numérique afin de définir une politique d'archivage adaptée. Cet audit est mené auprès de tous les services métier grâce à des ateliers, puis grâce à un questionnaire transmis aux UDAP.

Le département de l’Hérault a pris en compte depuis longtemps la composante Archivage dans sa démarche de dématérialisation. Le projet passe dans une phase plus ambitieuse, avec l’objectif de disposer d’un SAE basé sur Vitam. Olkoa accompagne les Archives départementales pour la mise en œuvre de Vitam.

Olkoa expérimente pour les Ministères sociaux le versement d’une application métier décommissionnée dans Vitam. L’objectif est double : disposer d’une méthodologie et identifier des évolutions à apporter à Archifiltre pour que l’outil propose des fonctionnalités nouvelles d’enrichissement d’arborescences de fichiers à partir des données de l'application décommissionnée.

Les Environnements Numériques de Travail (ENT) ne sont pas réservés aux écoles et collèges de la capitale. Olkoa accompagne la Ville de Paris dans la conduite d'une expérimentation sur le déploiement d'un ENT dans ses conservatoires de danse théâtre et musique.

Le 19 mars prochain aura lieu un webinaire organisé par le SIAF, avec les témoignages de Pierre LAFORET, chef de projet démat' et Isabelle VERNUS, directrice des Archives départementales Saône-et-Loire. Pour plus d'info :  https://t.co/JLDRumVIGx Olkoa a eu le plaisir d'accompagner le GIP Ternum dans la définition de son offre d’archivage au travers de la production d’une matrice RACI, pour l’archivage électronique et l’archivage intermédiaire.

Olkoa démarre plusieurs missions d'accompagnement autour de la mise en place de l'archivage électronique pour des villes et communautés d'agglomérations à Montauban, Cherbourg et Koungou (Mayotte).

Olkoa accompagne le Centre Joseph Wresinski du Mouvement International ATD Quart-Monde pour la mise en place d’un Système d'Information Archivistique (SIA)  pour la gestion de ses archives : écrits, photos, vidéos, sons, productions artistiques.

Olkoa accompagne GreenAlp dans la définition et la mise en place des processus de gestion liés au déploiement des compteurs communicants

La Haute Autorité de Santé produit notamment des avis ou des recommandations dont la conservation et le versement en archive est particulièrement critique. Elle a donc confié à Olkoa une mission d'audit de ses processus documentaires afin d'évaluer la conformité aux obligations réglementaires et de proposer des solutions permettant d'optimiser les processus, de la production à l'archivage des documents.

Olkoa assiste le CHU de Rennes dans la gestion maîtrisée et sécurisée des données patient. Dans ce cadre, nous établissons un état des lieux de l'existant, un état de l'art des solutions du marché et construisons le plan d'action pour la mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique.

Si le confinement a eu pour conséquence de retarder ou reporter certaines de nos missions, l’activité Olkoa reste dense et certains projets gardent malgré tout le calendrier fixé avant la crise. C’est par exemple le cas de la Ville et la communauté d’agglomération du Havre, qui nous ont demandé de les accompagner dans la définition de leur stratégie commune d’archivage électronique et avec qui nous animons les ateliers métiers en visio.
Et pour garder la forme et sauver la planète, les consultants Olkoa se rendent à leur télétravail en vélo d’appartement !

Le Scot de la grande région de Grenoble fait appel à Olkoa pour l'assister dans le choix de son environnement collaboratif et la définition des procédures de production de documents.

Les Archives Départementales de l'Ain font appel à Olkoa pour former les agents du pôle « archives contemporaines » à la mise en œuvre de projets de versements d’archives électroniques ainsi qu’à la prise en charge et à la gestion des versements dans As@lae.

Olkoa assiste la communauté des collectivités utilisatrices d'Open-ENT (Environnement Numérique de Travail destiné aux écoles, collèges et lycées) pour la conception, la réalisation et l'alimentation de leur site web.

La ville de Lyon confie à Olkoa une mission d'accompagnement à la rédaction de la Déclaration des pratiques d'archivage de son SAE.

L'Agence Française de Développement, établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale, connait une forte croissance. Confrontée à la dématérialisation de ses processus, l'Agence confie à Olkoa la définition de sa politique d'archivage. La mission intègre l'identification des documents produits par l'ensemble des agents dans le cadre de leurs activités, la définition des règles de conservation (durée d'utilité administrative et sort final), et l'accompagnement des services pour définir les arborescences-types et diffuser des bonnes pratiques.

Les Archives Départementale de Meurthe-et-Moselle retiennent Olkoa et Rhizome Data pour les accompagner dans la mise en place d'un Système d'Archivage Electronique (SAE). La mission débute par une phase de collecte d'informations qui débouche sur un diagnostic complet de la production documentaire, des contraintes, priorités et risques identifiés. Une seconde phase d'étude de scénarios débouche sur la description des conditions de mise en œuvre de l'archivage électronique sur les plans organisationnel, technique, financier.