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Le 3 juillet 2025, Olkoa a présenté au réseau des Archives publiques les premiers résultats de son POC IA "Explorer le contenu des messageries électroniques avec les LLM" : constat initial, orientations retenues, résultats des premiers sprints et perspectives étaient à l'ordre du jour.

Le groupe PRO BTP fait appel à Olkoa pour évaluer les processus de gestion des documents échangés avec ses clients. Les objectifs de cette mission sont variés : examiner les processus de numérisation et de conservation des documents en référence aux normes NF Z 42-026 et NF Z 42-013, analyser les processus par rapport aux outils disponibles sur le marché, dans une optique d'amélioration continue.

Gaz Electricité de Grenoble produit, vend et distribue de l’énergie à plus de 100 000 clients particuliers et professionnels. La DAF fait appel à Olkoa pour l’aider à mettre en place certaines évolutions réglementaires (changements de tarifs, bouclier tarifaire, auto-consommation collective, …) ou des nouveaux paramétrages dans son logiciel de facturation efluid.

L'Institut Pasteur renouvelle sa confiance à Olkoa pour l'accompagner dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique. Les objectifs de la mission sont multiples : compléter l'analyse de l'existant, définir la cible du futur SAE d'un point de vue organisationnel, technique et fonctionnel et effectuer une étude de marché des solutions logicielles qui pourraient répondre aux besoins identifiés.

Les Archives départementales de Vaucluse travaillent avec Olkoa pour les accompagner dans la définition d’une stratégie d’archivage des courriers électroniques, par la production d’un état de l’art, l’animation d’ateliers de manipulation d’outils (ePADD, Aid4Mail...), la préfiguration d’un plan de communication puis l’accompagnement à la mise en œuvre de versements de messageries électroniques.

La région Auvergne-Rhône-Alpes propose plus de 300 aides en permanence, à tous ses publics : particuliers, entreprises, collectivités territoriales, associations, établissements d'intérêt général. Le système d'information sur lequel repose cette gestion va évoluer. Pour mener à bien la transformation de la gestion des subventions, la région a engagé une remise à plat des processus et fait évoluer les flux de données entre les différentes briques logicielles. Olkoa vient renforcer l'équipe sur la phase de recette et sur le dispositif d’accompagnement au changement.

Olkoa mène auprès du Syndicat Départemental d'Energie du Calvados une étude de l’existant, visant à produire un diagnostic global et à préfigurer un tableau de gestion. Sur la base de ces résultats, la mission explore les solutions les plus adaptées pour assurer l'archivage intermédiaire de manière sécurisée.

Olkoa accompagne les Archives départementales du Rhône et de la métropole de Lyon dans la résorption d’une partie de son arriéré par le traitement et la production de paquets d’archives bureautiques à verser dans son SAE : analyses, tri, classement, renommage et conversion sont effectués à l’aide d’outils dédiés (Archifiltre, Octave, DROID...).

Olkoa a participé aux côtés du groupe de travail « Préservation numérique » du GIS CollEx-Persée à la rédaction d’un Livre Blanc sur les conditions à réunir pour faire émerger une communauté de pratiques autour de la préservation des collections des bibliothèques numériques de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Manon Wenz-Guglielmi rejoint Olkoa et apporte son expertise sur les projets de mise en œuvre de GED, de SAE et de connecteurs.

La Société de Coordination Entre Rhône Et Alpes est une organisation récente, créée dans le cadre de l’application de la loi ELAN. Elle choisit Olkoa pour réaliser une étude d’opportunité sur la mutualisation de l’activité Archives, s"appuyant sur un état des lieux de la fonction au sein des trois OPH puis une étude de scenarii de mutualisation.

L'Agemetra est l'un des Services de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises de la région lyonnaise. Dans un contexte de ressources médicales tendues, la satisfaction de ses 18000 adhérents est plus que jamais une préoccupation forte de l'Agemetra qui fait appel à Olkoa pour l'aider à structurer son service relation adhérents : définition de l'organisation cible, optimisation et documentation des principaux processus, définition d'une feuille de route pour un meilleur service rendu aux adhérents et une collaboration interne optimisée.

En 2020, les services du Département du Var sont passés sur les outils Google workspace. Après deux années et demie d’exploitation, les archives départementales souhaiteraient pouvoir dresser un état des lieux et auditer le contenu de ces espaces de stockage. Elles viennent de confier l'étude des solutions envisageables à Olkoa.

La Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur renouvelle sa confiance à Olkoa pour l'accompagner à la mise en œuvre de son système d'information archivistique et de son portail de valorisation des archives et de la liste unique des décorés. La mission concerne l'ensemble des phases, de la préparation du marché jusqu'à son déploiement.

La Métropole de Lyon retient Olkoa pour accompagner la MDMPH et la DINSI dans la démarche visant à obtenir l'autorisation de destruction anticipée du papier pour les dossiers numérisés en central.

La Préfecture de Police de Paris choisit Olkoa pour l’accompagner dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique.

Les archives du Mouvement international ATD Quart Monde sont désormais inscrites au Registre International Mémoire du Monde de l’Unesco. Olkoa a accompagné le mouvement dans sa démarche d'informatisation de la gestion de ses archives.

Olkoa mène plusieurs missions dans le Sud-Ouest autour de l’archivage électronique : communauté d'agglomération Grand Cahors, Conseil Départemental de la Dordogne, Conseil Départemental de Lot-et-Garonne, Syndicat mixte La Fibre64.

Olkoa accompagne le Département de la Gironde sur les conditions à réunir pour remplacer l’ensemble des briques de E-Dune par une offre produit du marché.

Olkoa accompagne les villes de Boulogne-sur-Mer, Nanterre et Herblay-sur-Seine dans la définition de leur stratégie d’archivage électronique par la production d'un état des lieux de la production numérique et l'étude de scénarios pour la mise en place d'un système d'archivage électronique.