Archivage électronique
Le Département du Nord a confié à Olkoa une mission d'assistance avec un double objectif : mettre en œuvre l’archivage électronique des marchés publics dématérialisés et définir un cadre méthodologique pour les projets d'archivage futurs. Olkoa a accompagné le Département dans la production d'une cartographie détaillée du processus de la commande publique permettant de décrire les documents et données produits et reçus à chaque étape, de repérer l'exemplaire du document à verser dans le SAE et les modalités de versement (métadonnées nécessaires à la formalisation des profils d'archivage, notamment). Les scénarios d'archivage pour l'existant, le stock et la cible ont été étudiés et ont abouti à des préconisations pour la gestion du cycle de vie des données et documents dans leur environnement de production. Ce travail a ensuite permis de construire un socle méthodologique afin d’outiller les chefs de projets et faciliter la mise en œuvre du processus d’archivage dans le cadre de la dématérialisation des autres processus métier par la production d'un kit méthodologique de l'archivage électronique.