Audit du système d'information

Dans le cadre de l’élaboration de son Projet d’Etablissement 2014-2018, la direction de la Fondation Edith SELTZER (établissement de santé), devait prévoir les grandes évolutions de son Système d’Information sur 5 ans. Nous avons mené une étude d'infrastructure  orientée sur la sécurité et une étude centrée sur 4 axes stratégiques que sont les contraintes réglementaires, les opportunités des applications en mobilité, les nouveaux services aux usagers et les opportunités de la dématérialisation des documents. 

Gestion des dossiers clients, portail d’entreprise

FDI est une société d’affacturage implantée dans dix pays européens et aux États-Unis. Son développement international nécessitait de mieux partager les documents clients entres les sites pour accélérer et fiabiliser les procédures contentieuses. La mise en œuvre du portail avait pour objectif de faciliter le travail des agents notamment en facilitant l’accès aux applications métier.

Référentiel de la documentation technique

Eurocopter est l'un des premiers fabricants mondiaux d'hélicoptères civils et militaires. Dans le cadre d'une très forte croissance de la demande, le service de gestion de la documentation technique souhaitait optimiser les processus de production et diffusion de la documentation. Notre mission a consisté à faire le bilan de l'existant, l'expression des besoins et la description fonctionnelle du système cible.

Refonte du système d'information

L'Etablissement Public Foncier Local de la Région Grenobloise a pour mission de réaliser, pour le compte de ses membres, des acquisitions foncières dans le but de faciliter la construction de logements sociaux et d’équipements. Dans la perspective d'augmenter son périmètre d'intervention, il a fait appel à Olkoa pour l'assister dans la refonte de son système d'information métier centré sur la gestion des opérations foncières.

Dématérialisation de dossiers

Le Crédit Agricole souhaitait ré internaliser des opérations de numérisation de documents. Notre intervention a consisté en l'apport des compétences nécessaires à l’équipe interne pilotant le projet pour l'audit technique et fonctionnel de l’installation, et la rédaction de cahiers des charges.

Gestion des bourses de formations sanitaires et sociales

La Région Rhône-Alpes assure depuis 2004 le financement d'aides en faveur des élèves et étudiants de formations sanitaires et sociales. A l'occasion de la mise en place d'un nouveau type d'aide dédiée à la formation des aides soignantes puéricultrices, elle a souhaité mettre en place un outil global permettant d'optimiser et de simplifier la gestion des dossiers, notamment par la dématérialisation d'une partie du processus.
Notre intervention a consisté à accompagner la direction Enseignement Supérieur, Recherche & innovation et Formations Sanitaires et Sociales (DEFI3S) et la direction des systèmes d'information (DSI) pour mener l'étude préalable, la définition des besoins et la consultation (CCTP, analyse des offres). La mission s'est terminée par une aide à la mise en oeuvre et à la recette de la solution.

Extranet de gestion des bourses de mobilité Explo'RA Sup

La Région Rhône-Alpes attribue des bourses aux étudiants effectuant une formation ou un stage à l'étranger et a décidé la mise en œuvre d'un Extranet pour en assurer la gestion. Olkoa a accompagné le chef de projet DESUP et ses interlocuteurs (DSI, prestataire) dans ses relations avec les utilisateurs, les établissements d’enseignement supérieur. Les enjeux de cette mission résidaient dans la gestion du risque associé à la multiplicité des intervenants et à la diversité des impacts.

Bureau Virtuel de l’Enseignement Supérieur

Le BVRA est une plate-forme collaborative mise à la disposition des 200.000 étudiants, enseignants et personnels administratifs des Établissements d’Enseignement Supérieur de la Région. Nous avons été chargés de l’assistance au pilotage du projet et de la coordination des intervenants : Région, Établissements et fournisseurs, pour une durée de 3 ans. Le contrat d'assistance au pilotage du projet Bureau virtuel, nous a été renouvelé pour une période de 3 ans. Cette deuxième phase a intégré une prestation de bilan le la phase 1 et d'expression de besoin pour un futur système.

Déploiement d'un ENT pour les scolaires

Le groupement "ENT Pays de Loire", coordonné par la Région a lancé un vaste projet d'Environnement Numérique de Travail à destination des 733 lycées et collèges de la Région. Nous l'avons assisté dans le dépouillement de l'appel d'offres et le choix du prestataire pour la réalisation et l'exploitation du système.

Analyse des usages d'un ENT dans les lycées

Avec un projet initialisé dés 2005, le Conseil Régional d'Auvergne a été un précurseur dans le déploiement des Environnements Numériques de Travail (ENT) sur son territoire.  Les 56 lycées sont aujourd'hui déployés mais la Direction du développement des usages des TIC a souhaité mener une étude sur l'analyse des modes d'accès et des usages dans les lycées de la Région. Notre mission a consisté  à analyser tous les freins et les moteurs d'usages au niveau de l'ENT et de l'ensemble de la chaine TICE puis à proposer les mesures permettant un développement des usages.

Stratégie Archivage électronique

Depuis 2009, le Conseil Général de Seine-et-Marne s’est engagé sur la voie de l’e-administration avec l’adhésion à divers protocoles de télétransmission (Actes, Hélios, FSE), la dématérialisation du courrier entrant et de la procédure de la commande publique, la gestion dématérialisée de documents ou dossiers (délibérations, dossiers juridiques, dossiers d’assemblée), et le parapheur électronique. Quatre grands projets structurent cette démarche : dématérialisation, GED, architecture de stockage et collaboratif. Dans ce contexte le Conseil Général a souhaité positionner un projet d'archivage électronique afin qu’il vienne s’emboîter parfaitement dans les autres projets, sans générer de ruptures de chaîne. Après une analyse détaillée des projets existant, l’objectif essentiel de la mission était de proposer des scénarios techniques et organisationnels pour la mise en œuvre de la brique archivage électronique.

Stratégie Archivage électronique

Le Conseil général des Alpes-Maritimes souhaitait se faire assister dans la production d’un plan stratégique destiné à piloter le développement de la dématérialisation pour la période 2013/2016. Sur le plan pratique, il s'est agi de valider les options déjà retenues dans le cadre de plusieurs projets déjà en cours, de proposer des évolutions dans ces projets au regard du contexte légal et réglementaire du domaine et des comparaisons de chantier de même nature engagés par d’autres collectivités territoriales, et enfin de proposer une planification globale des projets à réaliser dans les 5 prochaines années.