logo linkedin

AFD

AFD

Archivage électronique

L'Agence Française de Développement (groupe AFD) est un établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale. Dans un contexte de forte croissance et dématérialisation de ses processus, l'AFD souhaite définir sa politique d'archivage et a confié cette mission à Olkoa. La mission intègre l'identification des documents produits par l'ensemble des agents dans le cadre de leurs activités, la définition des règles de conservation (durée d'utilité administrative et sort final), et l'accompagnement des services pour définir les arborescences-types et diffuser des bonnes pratiques.

Grenoble Habitat

Grenoble Habitat

Externalisation de l'impression des avis d'échéance

Grenoble Habitat s'est lancé dans un vaste programme d'optimisation de ses processus de gestion avec deux axes majeurs que sont, d'une part la dématérialisation et d'autre part l'externalisation des processus qui ne sont pas cœur de métier. L'objectif est de permettre une communication multicanale avec les locataires, de pouvoir personnaliser les documents et d'optimiser les envois. Olkoa l'a assisté dans cette démarche avec dans un premier temps la rationalisation et l'externalisation de l'impression et de l'expédition des flux de production, notamment les avis d'échéances. La mission a consisté à décrire l'existant et les besoins, identifier les scénarios d'implémentation, rédiger le cahier des charges et choisir la solution correspondant au scénario retenu.

Ternum

GIP Ternum

Archivage électronique

Olkoa a accompagné le GIP Ternum dans la définition de son offre d’archivage au travers de la production d’une matrice RACI, pour l’archivage électronique et l’archivage intermédiaire. L’objectif était de préciser et clarifier le périmètre de responsabilité de chaque acteur (le GIP en tant que Tiers hébergeur, les services d’archives et services informatiques des collectivités adhérentes à Ternum, les communes et établissements publics sur le territoire des Départements adhérents Ternum).

scot

SCOT

Environnement de production de documents

Dans la perspective de la refonte de son Schéma de COhérence Territoriale, l'établissement Scot de la grande région de Grenoble souhaitait fiabiliser son infrastructure informatique et se doter d'un outil collaboratif. Olkoa a assisté l'établissement sur l'ensemble du processus : collecte des besoins, assistance au choix et de l’environnement collaboratif (SharePoint), définition de l’infrastructure cible (réseau, téléphonie), choix d’un prestataire pour la mise en œuvre et le support, structuration du référentiel documentaire, définition des procédures de production de documents.

SIAF, archives électroniques, SAE

Service interministériel des Archives de France (SIAF)

Documents de référence pour les services Archives

Afin de répondre aux interrogations des services publics d’archives et de les accompagner dans leurs projets d’archivage électronique, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) souhaitait constituer une bibliothèque de documents de référence. A cet effet, OLKOA a rédigé un ensemble de 6 documents types, parmi lesquels une politique d'archivage, un modèle de convention pour la mutualisation de l'archivage numérique et un CCTP pour le déploiement d'un SAE. Ces documents sont disponibles sur le site du SIAF et doivent être adaptés au contexte de chaque collectivité.

Ministère de l'intérieur - DSR / ONISR

Pérennisation et extension du Registre du Rhône.

Le Registre du Rhône est un dispositif de collecte et d'exploitation de données sur les accidents de la circulation routière survenus sur le territoire du département. Le comité interministériel de la sécurité routière a décidé d'un plan d'action dont l'une des mesures vise à pérenniser et étendre le Registre notamment sur le plan géographique. L'Office National Interministériel de la sécurité routière a donc confié à Olkoa la mission de réaliser un audit du fonctionnement existant du Registre, l'identification de scénarios d'évolution et la production d'un plan d'action. Les mesures proposées concernent notamment la réorganisation et l'automatisation des procédures de collecte, la mise en conformité par rapport aux référentiels de sécurité, l'extension du périmètre des données collectées et du périmètre géographique.

Grenoble Alpes Métropole

Dématérialisation des procédures d'urbanisme

La loi ELAN doit notamment permettre une dématérialisation totale du processus d'instruction des demandes d'urbanismes (Autorisation du Droit des Sols) et en particulier le dépôt dématérialisé des demandes par les pétitionnaires. Dans ce contexte, Grenoble Alpes Métropole a décidé de repenser ses processus internes d'instruction des dossier et les relations avec l'ensemble de ses partenaires. La direction de l'urbanisme a donc confié à Olkoa une mission d'organisation comportant : un audit de l'existant, la collecte des besoins, la définition des processus cibles et l'évaluation de la nouvelle organisation. Le projet comporte notamment la dématérialisation des dossiers qui continueront à être déposés sous forme papier par les pétitionnaires.

Gaz Électricité de Grenoble

Gestion de la Relation Client

La Direction des Réseaux de Gaz Électricité de Grenoble a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de son cahier des charges pour une application CRM autour des fonctionnalités de gestion des demandes, parcours clients, " self-care", actions commerciales, marketing automation, Business Intelligence, Data Science.

Communauté d’Agglomération du Pays Voironnais

Communauté d’Agglomération du Pays Voironnais

Archivage électronique

Olkoa accompagne la CAPV sur la mise en œuvre d’un Système d’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation avec les autres communes membres de la Communauté d’agglomération. La première phase la mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire pour les principaux processus métier et d'identifier les documents et données qui doivent faire l’objet d’un archivage. La mission vise ensuite à définir les différentes solutions adaptées au contexte de la collectivité et de définir leurs conditions de mise en œuvre opérationnelle, tant sur les plans, organisationnels que techniques et financiers.

Chambéry Métropole – Ville de Chambéry

Chambéry Métropole – Ville de Chambéry

Archivage électronique

Olkoa a accompagné les deux collectivités dans la définition de leur stratégie d’archivage électronique qui devait s’inscrire dans une logique de mutualisation avec les 37 communes de l’agglomération. L'objectif était d'assurer la valeur probante des documents électroniques, notamment pour les processus comptabilité et commande publique. Olkoa a réalisé un état des lieux de la production documentaire numérique afin de prioriser les besoins d’archivage et le périmètre du futur SAE, puis a défini l'organisation et les moyens de sa mise en œuvre

Conseil Départemental de la Haute-Loires

Conseil Départemental de la Haute-Loire

Archivage électronique

Face à l'évolution des usages et des contraintes réglementaires de la dématérialisation, le département de la Haute Loire s’est engagé dans un vaste programme de transition numérique. Olkoa l'accompagne dans la mise en oeuvre de l'archivage électronique avec la conduite de 3 chantiers : Cadrage du projet, état du marché et retours d’expériences de collectivités comparables ; Définition du périmètre du projet sur la base d’un état des lieux de la production documentaire numérique pour identifier et prioriser les chantiers à mener ; Définition d’un mode opératoire sur les chantiers prioritaires, Actes et Marchés publics.

Conseil Départemental de l'Ardèche, archivage électronique, SAE

Conseil Départemental de l’Ardèche

Archivage électronique

La dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique et notamment la garantie de la valeur probante des documents signés électroniquement. Dans ce contexte, le département a missionné Olkoa pour l'accompagner dans sa réflexion sur le cycle de vie de l’information numérique avec notamment une étude de l'état de l'art de l'archivage électronique. La deuxième étape doit permettre la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique pour la Commande Publique avec la définition des prérequis organisationnels et techniques.

Conseil Départemental des Pyrénées Orientales

Conseil Départemental des Pyrénées-Orientales

Archivage électronique

Olkoa assiste le Département dans la définition de sa stratégie en matière d'archivage intermédiaire et d’archivage définitif. La mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire avec pour objectif d'identifier les données et documents devant prioritairement faire l’objet d’un archivage électronique. Une deuxième étape consiste à proposer les scénarios possibles de mise en œuvre d'un SAE. La troisième étape consiste en un accompagnement méthodologique pour la mise en oeuvre du scénario retenu avec notamment une étude comparative de deux solutions majeures du monde du libre, à savoir MaarchRM et As@lae.

Conseil Départemental du Vaucluse, archivage électronique, SAE

Conseil Départemental du Vaucluse

Archivage électronique

Le Département de Vaucluse avait de longue date initialisé une dématérialisation de ses processus métier et se préoccupait de l'archivage des données et documents électroniques. Olkoa l'a accompagné dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique, en réalisant un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, sur quelques processus prioritaires. Nous avons ensuite proposé des scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation à l’échelle du territoire du département.

Conseil Départemental Landes, archivage électronique, SAE

Conseil Départemental des Landes

Archivage électronique

Le territoire des Landes est caractérisé par l'existence de L'ALPI, un syndicat mixte qui fournit des services informatiques à ses adhérents et notamment la plate-forme d'archivage électronique ARCHILAND. Le Département a missionné Olkoa pour mener une étude sur la faisabilité technique, organisationnelle et financière de l'utilisation de la plateforme ARCHILAND pour couvrir ses besoins et répondre notamment aux enjeux de l'archivage historique. Dans ce cadre, nous avons produit une  feuille de route détaillant le scénario d'implémentation retenu.

Centre de Gestion du Rhône, Archivage électronique, SAE

Centre de Gestion du Rhône - CDG 69

Archivage électronique

Olkoa a mené une étude d’opportunité et de faisabilité sur la mise en oeuvre par les CDG Auvergne Rhône-Alpes d'une plateforme mutualisée d'archivage électronique pour les collectivités locales et établissements publics de la région. Après un état de l’art de l’archivage électronique, Olkoa a réalisé un recueil des besoins des Centres de Gestion et de leurs adhérents. L’objectif était d'estimer, pour les Centres de Gestion, les enjeux de se positionner sur le secteur de l’archivage électronique, compte tenu de l'environnement réglementaire des archives publiques, et d'évaluer leur capacité à se rallier à ce projet de mutualisation.

Ville de Lormont, archivage électronique, SAE

Ville et CCAS de Lormont

Archivage électronique

La commune de Lormont souhaitait définir sa stratégie d’archivage électronique. Olkoa a accompagné la collectivité en menant un diagnostic de l’existant, en produisant une cartographie de la production documentaire numérique et en étudiant les opportunités de partenariat au niveau du territoire, compte tenu du projet SAEM. Dans un second temps l'étude a consisté en la définition d'un ensemble de recommandations d'ordre organisationnel, préalables à la mise en oeuvre de l'archivage électronique.

Conseil Départemental Pyrénées Atlantiques, archivage électronique, SAE

Conseil Départemental des Pyrénées-Atlantiques

Archivage électronique

Les Archives départementales des Pyrénées Atlantiques souhaitent se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.

Crédit Agricole Technologies et Services

Infrastructure GED et archivage

En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa pilote le centre de compétence GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies & Services (CATS). Dans ce cadre, l'équipe assure de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : rédaction du cahier des charges, consultation du marché et mise en œuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en œuvre de la politique d'Archivage Électronique, coordination des opérations de dématérialisation (RAD/LAD), support utilisateur pour les applications GED existantes.

Institut Laue-Langevin

Référentiel documentaire

Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.

Par domaine

Par type de projet