Olkoa
Audit et conseil en technologies de l'information
Les Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques ont souhaité se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.
En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa a piloté le centre de compétences GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies et Services. Dans ce cadre, l'équipe a assuré de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : support utilisateur pour les applications GED existantes, rédaction de cahier des charges, consultation du marché et mise en oeuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en oeuvre de la politique d'archivage électronique, coordination des opérations de dématérialisation (LAD/RAD). Elle a également participé au programme de mise en conformité RGPD sur le chantier d'identification des données, de leur circulation dans le SI et de leur cycle de vie.
Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.
Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Départemental de Haute-Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.
Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage
La ville de Saint-Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.
Le Département de la Loire souhaitait définir sa stratégie en matière d’archivage électronique et accroître son autonomie face au choix à faire en matière d’archivage intermédiaire et définitif. Il a donc confié à Olkoa une mission en 3 temps : sensibilisation des acteurs à la problématique et la réglementation applicable à l'archivage électronique, étude des scénarios possibles d’implémentation, et cadrage du projet d'archivage du Grand Livre Comptable
La Ville de Paris avait déployé un Environnement Numérique de Travail sur les collèges du territoire. A l'occasion du renouvellement de l'exploitation du système, la ville a retenu la solution libre OPEN ENT NG et souhaité étendre son déploiement aux lycées municipaux et aux écoles. En partenariat avec la société Education et Territoire, Olkoa a assisté la ville sur le pilotage du projet avec en particulier l'animation des réunions de suivi projet, le suivi des actions et le contrôle des prestations MOE.
Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le Conseil Départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra-départementale.
La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.