Archivage électronique

Les Archives départementales de Meurthe-et-Moselle ont choisi Olkoa et Rhizome Data pour les accompagner dans la mise en place d'un Système d'Archivage Electronique (SAE). La mission a débuté par une phase de collecte d'informations qui aboutit sur un diagnostic complet de la production documentaire, des contraintes, priorités et risques identifiés. Une seconde phase d'étude de scénarios déboucha sur la description des conditions de mise en œuvre de l'archivage électronique sur les plans organisationnel, technique, financier. Puis le Département a confié à Olkoa la réalisation d'une étude de mutualisation avec la ville et l'agglgomération de Nancy.

Archivage électronique

Archivage électronique

La Région Pays de la Loire, confrontée aux impacts de la dématérialisation en termes d’archivage a rejoint le projet SAEir (Système d’archivage électronique interdépartemental et régional en Pays de la Loire) qui permet depuis janvier 2018 aux collectivités membres du projet de verser les flux PES et ACTES dans le SAE As@lae. La solution mutualisée mise en place est destinée à être étendue à l’archivage des données et documents issus d’autres processus métiers et d’autres collectivités et partenaires.

Dans ce contexte, la Région et les Archives régionales ont confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic des processus dématérialisés devant déboucher sur des recommandations pour l’archivage électronique et sur la définition des modalités opérationnelles de versement dans le SAE  des données et documents produits ou reçus dans le cadre des processus prioritaires : les dossiers de délibérations, de recrutements et les contrats.

Etude préalable à la mise en place d’un atelier départemental de numérisation

La direction des solidarités du Conseil Départemental de Charente dématérialise depuis 2009 les dossiers de demande d'aide sociale. 60 000 dossiers ont ainsi déjà été numérisés et sont disponibles en GED. Compte tenu de l'augmentation des besoins de dématérialisation au sein des services du Département et des risques de la solution en place (sécurité des traitements, confidentialité des données, garantie de la valeur probante des documents électroniques), le Département a souhaité étudier l'opportunité de mettre en place un atelier de numérisation mutualisé. Olkoa a mené un audit de la solution existante, une collecte des besoins au sein des directions et la description de scénarios possibles d'évolution.

Archivage électronique

Le Département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au Département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE ; Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé.

Archivage électronique

Roannais Agglomération a fait appel à Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Après une phase d'état des lieux de la production documentaire et de diagnostic des priorités d'archivage, la mission a consisté à étudier des scénarios, à proposer un plan de mise en œuvre de l'archivage numérique et à évaluer les ressources nécessaires à la mise en place d'un SAE. 

Archivage électronique

Le Département du Tarn a déployé des applications GED métier autour de la solution Documentum et engagé une réflexion globale pour définir les grandes orientations en matière d’administration numérique. Il a souhaité être accompagné par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Cette démarche, inscrite dans une approche de gouvernance de l’information, visait à :

• Intégrer les problématiques et procédures d’archivage numérique aux différents âges (courant, intermédiaire et définitif) dans la stratégie globale,
• Déterminer les priorités d’archivage et le périmètre documentaire cible des données et documents à verser dans le Système d’Archivage électronique (SAE),
• Proposer des préconisations pour la mise en place de l’archivage électronique en tenant compte, de l’écosystème informatique (GED et SIA, notamment), des contraintes et objectifs du département et des retours d’expérience d’autres collectivités similaires.

Documents de référence pour les services Archives

Afin de répondre aux interrogations des services publics d’archives et de les accompagner dans leurs projets d’archivage électronique, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) souhaitait constituer une bibliothèque de documents de référence. A cet effet, OLKOA a rédigé un ensemble de 6 documents types, parmi lesquels une politique d'archivage, un modèle de convention pour la mutualisation de l'archivage numérique et un CCTP pour le déploiement d'un SAE. Ces documents sont disponibles sur le site du SIAF et doivent être adaptés au contexte de chaque collectivité.

Pérennisation et extension du Registre du Rhône.

Le Registre du Rhône est un dispositif de collecte et d'exploitation des données sur les accidents de la circulation routière survenus sur le territoire du département. La collecte couvre ainsi plus de 200 services hospitaliers du territoire. L'Office National Interministériel de la sécurité routière a confié à Olkoa la mission de réaliser un audit du fonctionnement du Registre, identifier des scénarios d'évolution et produire un plan d'action visant à pérenniser et étendre le périmètre du Registre. Les mesures proposées concernaient notamment la réorganisation et l'automatisation des procédures de collecte en établissements en lien avec les DPI des établissements, la mise en conformité par rapport aux référentiels de sécurité, l'extension du périmètre des données collectées et du périmètre géographique.

Dématérialisation des procédures d'urbanisme

La loi ELAN a permis une dématérialisation totale du processus d'instruction des demandes d'urbanisme (Autorisation du Droit des Sols) et notamment le dépôt dématérialisé des demandes par les pétitionnaires. Dans ce contexte, Grenoble Alpes Métropole a décidé de repenser ses processus internes et les relations avec l'ensemble de ses partenaires. La direction de l'urbanisme a donc confié à Olkoa une mission d'organisation comportant un audit de l'existant, la collecte des besoins, la définition des processus cibles et l'évaluation de la nouvelle organisation. Le projet concernait notamment la dématérialisation des dossiers qui continueront à être déposés sous forme papier.